要約力を身につける3つのステップ

上の記事の続きとなりますので、できれば前回を読んでから今回を読み始めていただけると嬉しいです。

前回、要約力を鍛えることを決意して、山にこもることにしました。

要約力を体得するまでは人里が恋しくなっても降りられないように、この文章は片眉を剃り落として書いています。

そして、大山倍達は宮本武蔵が書いた五輪書をバイブルとして持っていきましたが、わたしが要約力を鍛えるために手にした本はこちらです。


要約力は、情報量が多く素早い決断が求められるこの先の時代には、なくてはならないスキルだということでした。

ここで1つ懐かしの「あるなしクイズ」を出すことにしましょう。

「仕事ができるヒトにあって、ヒロにないもの。

  信頼できるヒトにあって、ヒロにないもの。

  相手の負担を減らせるヒトにあって、ヒロにないもの。

  さぁ、これはいったいな〜んだ?」


そう、

要約力です。

要約力がある人間とない人間を比較するとこうなります。

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わたしも左に行きたい


あなたが会社の上司で部下のドラフト会議をしているとしたら、どちらの人間を取るのかは言わずもがなですよね。

要約力が高い人は、情報を情報を的確に把握できており、そのつど「何を」「どの程度」「どの順番」で話せばいいかがわかっています。

話が脱線することは珍しく、仮に脱線しても、絶妙なタイミングで、きちんと話を元に戻すこともできます。

仕事の報・連・相において、ムダな話や余計な話は、相手にとってはノイズ(雑音)です。

この本の要旨である「死んでもこれだけは言っておく!」の内容が明確になっていればいるほど、具体化するときにノイズが紛れ込む余地がなくなるため、言葉を受け取る相手の理解度が高まるのだそうです。

そんな要約はどのように行われるかというと、以下の3つのステップを経て行われます。

ステップ1.情報収集 – 必要十分な情報を集める

ステップ2.情報整理 – 情報をグループ分けする

ステップ3.情報伝達 – 簡潔に相手に伝える

わたしは最後の情報伝達の部分だけにフォーカスして、結果から伝えるとかPREP法で話すといったテクニックでカバーしようとしていました。

しかし、そもそも自分の中で情報が整理されていなかったり、情報が不十分だったとしたら情報伝達だけでなんとかしようとしてもうまくはいかないということですね。

要約とは料理に似ており「食材(=情報)」がなければ、「料理(=要約)」はできないそうです。

そういう意味でもわかりやすく相手に伝えるためには材料となる情報が必要ということですね。

しかし、その材料をそのまま手を加えずに「さぁお食べ」としても、それはそれで食べづらい(=伝わりづらい)です。

つまり、究極に要約された報告というのは、大きな肉の塊をそのまま焼いて、その中の中心部分だけを取り出した至高のステーキみたいなものですね。

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これには著名なフランス料理批評家のフランス人、ジャン・モレル氏もびっくり
出典:美味しんぼ 雁屋哲/花咲アキラ 小学館


一方、わたしが社長に出していたのは、

材料をただ鍋にぶち込んだ料理

か、

材料がまったく使われていないスッカスカのおかゆ

だったということですね。

そりゃ食べづらい(=伝わりづらい)です。反省。

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出典:プ~ねこ 北道正幸 講談社

このように要約をするために最初にやるべきことは、

ステップ1.情報収集 – 必要十分な情報を集める


です。

では、どのように情報を集めればよいのか?

ポイントは4つありました。

  • 1.”良い”情報の集め方
  • 2.自分への質問で情報の質を高める
  • 3.”思い込み”をなくす
  • 4.要約の精度を高めるためにやるべきこと


長くなりそうなので、次回1つずつ見ていきますね。

続きはこちら

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