ズバッと解決しない!

自分に物事を要約する能力が皆無であることを嘆きつつ、それを身につけるためにこちらの本で学んだことをアウトプットしてお送りしているシリーズです。

今回は9回目です。これまでの記事はこちら↓↓↓

1回目:要は・・・
2回目:要約力を身につける3つのステップ
3回目:良い情報を集める/情報の質を高める、これすなわち良い要約へ至る道也
4回目:右手に「認知バイアス」を、左手に「メタ認知」を
5回目:要約の精度を高めるためにやるべきことは、私が苦手とすることばかりだった・・・
6回目:わたしの頭の中は焦った時の四次元ポケット
7回目:伝令にはなれないヒロ
8回目:あなたはどっち?「話しすぎ」 と 「言葉足らず」

いまやっているところ

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前回から「ステップ3.情報伝達 – 簡潔に相手に伝える」に突入しました。

要約は誰かに話したり、文章に書いたりといったアウトプットが最終目的となります。

そのため、この「簡潔に相手に伝える」というのは要約した内容をいかに相手にわかりやすく伝えるかということです。

目標としてはズバッと「ひと言」で伝えられると良いですよね。

ちなみに昔「快傑ズバット」という特撮ヒーロー番組がありました。
わたしが生まれる前の番組なので見たことがなかったのですが、なぜか言葉だけは知っているという状態でした。
そして、つい最近までこれをヒーロー物だとは知らずに「解決ズバッと!」という教養番組だと思っていました。
スタジオにいる専門家の先生方が視聴者のお悩みを解決していていく「アッコにおまかせ」的なね。
いや、アッコもお悩みは解決していないんですけどね。

ヒロの思い出エピソード

いきなり何言ってんだこいつ?


と思われたでしょうが、わたしは正気です。

「ズバッと」という単語を書いたら、この話をせずにいられなくなったので書いてみました。

そして、この文章を要約すると、、、

わたしは「快傑ズバット」を「解決ズバッと!」という教養番組と勘違いしていました。

となります。

このように、ズバッと伝えるためには普段から「ひと言」で表現する意識を持ち、なおかつ習慣化する必要があるそうです。

正直いま書いている本のアウトプットなんかも要点だけを書くだけなら、箇条書きにして300文字くらいで書けちゃいますからね。

それをわざわざ2000文字くらいに増量してわかりづらくしているという本末転倒な状態になっていることに今更ながら気付きました。

「要約」と真逆の作業をせっせとしていることを考えると、

「オレ、なんでこんなことしてるんだろう・・・」


と思わなくもない今日このごろです。

それでも普段から要約を意識していれば、究極的にはどんな事柄でも「ひと言(=死んでもこれだけは言っておく!)」で表現できるそうです。

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こういうことですね
出典:こちら葛飾区亀有公園前派出所 秋本治 集英社


大事なのはどんな質問でも「ひと言」で答えることで、それを繰り返すことで物事の勘どころが押さえられるようになっていくとのことでした。

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こういうことですね(←?)
出典:SKET DANCE 篠原健太 集英社


勘どころが押さえられるようになれば、どんなに分厚い資料でも、どのような企画であっても「ひと言」でそのポイントを伝えることができます。

ひと言で足りなければ、前回のように「幹→枝葉」順で説明を付け加えれば不足することもありません。

こういう報告ができる人間に憧れるわけですが、本にそのためのトークテンプレートが紹介されていました。

それは、「用件+結論優先型」です。

さすがに中身をそのまま書くのはマズそうなのでやりませんが、まぁ名前から想像もできると思いますし、PREP法にひと工夫加えたような感じですね。

わたしのようにとっさに説明を求められたときに、全体図から話ができない人にはこういったテンプレートの存在はありがたいです。

「PREP法を知っているのに実践できていない時点でテンプレートとかあっても・・・」

というツッコミはわたしが傷つくのでやめてください。

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(∩゚д゚)アーアーきこえなーい


もう1つのテンプレートは、「列挙型」です。

これはそのまんま、いくつかある情報を列挙して伝える方法です。

文章なら箇条書き、口頭ならまず全体像(いくつポイントがあるか)を伝えて、「1つ目は・・・」というように説明するパターンです。

注意しなければいけないのは、最初に全体像を提示する必要があることです。

いきなり「1つ目は・・・」から始めると、「ん、いくつかあるのか?」と相手に疑問をもたせたまま話がスタートしてしまいます。

その結果、相手に受け入れ準備ができないまま話が始まるため、「あと何個ポイントがあるんだろう」など理解しづらくなってしまうため注意です。

あと、あらかじめ何個ポイントがあるのかを把握するためには、情報の整理が必要となります。

情報の整理が不十分だと、

「皆さんにお伝えしたいことは3つあります!」


と自信満々に話しだして3つ目の説明が終わってから、

「あ、やっぱりもう1つありました。」


と、カッコ悪いことになりますので気をつけましょう。(←実話)

箇条書きやポイントを分ける列挙型はわかりやすい説明になりますが、数が多いと逆にわかりづらくなってしまいます。

文章なら多くて7つまで、口頭なら3~5つまでにしておくのが良さそうです。

次回はより具体的に伝える方法についての学びです。

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