「頭、大丈夫?」

自分に物事を要約する能力が皆無であることを嘆きつつ、それを身につけるためにこちらの本で学んだことをアウトプットしてお送りしているシリーズです。

今回は10回目です。これまでの記事はこちら↓↓↓

1回目:要は・・・
2回目:要約力を身につける3つのステップ
3回目:良い情報を集める/情報の質を高める、これすなわち良い要約へ至る道也
4回目:右手に「認知バイアス」を、左手に「メタ認知」を
5回目:要約の精度を高めるためにやるべきことは、私が苦手とすることばかりだった・・・
6回目:わたしの頭の中は焦った時の四次元ポケット
7回目:伝令にはなれないヒロ
8回目:あなたはどっち?「話しすぎ」 と 「言葉足らず」
9回目:ズバッと解決しない!

いまやっているところ

画像

日本語は世界一曖昧な言語だと言われています。

例えば、「大丈夫です」の意味が肯定にも否定にもなります。

「時間は10時で問題ないか?」→「(はい)大丈夫です。」

「お手伝いしましょうか?」→「(いいえ)大丈夫です。」

問いかける側もどっちの意味なの?ということがありますよね。

「頭、大丈夫?」→「中身と外身のどっち?」

画像
中身のことなら大丈夫ではないです


「すみません」という言葉も複数の意味を持っています。

悪いことして「すみません」(=ごめんなさい)
手伝ってもらって「すみません」(=ありがとうございます)
道を尋ねるのに「すみません」(=ちょっといいですか?)

また、言い方も回りくどくしようと思えばできてしまいます 。

例えば「わたしは、要約が苦手です。」というところを、

「わたしは、言葉を短くして伝えるべき点だけを相手に伝えるといったことができないわけではありませんが、他のことと比較して得意ではありません。」

といった言い回しもできます。

このように日本語は意味をハッキリさせない表現が多くあります。

それ自体は一長一短があり、良いところとしては曖昧さを残すことで他人との軋轢あつれきを緩和したり、表現の向こう側を感じさせることにも一役買っていると思います。

相手の気持ちをおもんぱかったり、忖度そんたくしたり、侘び寂びを感じたりといったことですね。

まぁ、わたしは人の気持ちが理解できないロボットなので、そういった能力も欠けているんですが。

ただし、仕事の場面においてはこのような表現が、必ずしも効果的とは限りません。

むしろ、わたしの場合は冗長や曖昧な表現が原因でよく叱られているからこそ、要約力を身に付けたいという話になったわけでね。

やはり、「簡潔に相手に伝える」ためには論理的で明快な表現が求められます。

そのためにも、

「〜という気がします。」
「〜しないとも限りません。」
「〜っぽいです。」
「〜ではないかと思います。」
「〜という感じです。」
「〜ということもありそうです。」
「適当に〜しておいてください。」

というような言葉遣いは、できるだけ避けたほうが良い気がするような感じだということもありそうではないかと思いますっぽいです。

そして、相手に伝えるためには簡潔ながらも具体的に説明する必要があります。

この相反する2つのことを両立させるためには、説明に「数字」や「固有名詞」を盛り込むことだそうです。

「何が?」「どうして?」「どうなった?」「どうする?」

に対して1つずつ「数字」や「固有名詞」といった具体的な例を盛り込んで説明するといった感じです。

例えば、わたしの近況をご報告すると「転職してしばらく経ったのに未だに叱られ続けています」となるわけですが、どのくらい経って、どのくらい叱られているのかが不明瞭です。

そこで、「数字」や「固有名詞」を盛り込むと、

ヒロが、(=何が?)
転職してから10ヶ月経ってるのに、(=どうして?)
未だに1日5回は叱られています。(=どうなった?)
これはもう、◯んだほうが良いですか?(=どうする?)

となります。
私のいまの状況がよりわかりやすくなったのではないでしょうか。

これはまぁ半分冗談ですが、

画像
・・・。


例えば、上司に明日のミーティングの参加状況と開始時間を確認するときに、「明日のミーティングどうしましょうか?」ではなく、

明日のミーティングですが、(=何が?)
参加者が2名減ったため、(=どうして?)
全員で5名の参加です。(=どうなった?)
時間は11時から11時半でよろしいですか?(=どうする?)

というように確認すれば、上司の方も内村プロデュースみたいに「うーん、10ポインッ!」と上機嫌になってくれるのではないでしょうか。

画像


また、仕事の場面でうっかりするとよく出てくる、以下のような曖昧語も避けるようにすると断然伝わりやすくなります。

「到着まで少しかかります」=30分?1時間?具体的な時間を提示する。
「なるべく早く」=何月何日何時を伝える。
「多少は費用がかかります」=○○円と、実際にいくら必要なのかを提示する。

などです。

伝えベタな人はついつい「自分が知っていることは相手も知っている」という考えを持ってしまうそうです。

どれだけ正しい要約ができても相手が理解できないのであれば無意味になってしまいます。

相手の能力(知識、理解力、想像力など)を過信せずに、少し疑ってかかるくらいがちょうど良いさじ加減だとのことでした。

こうして書いているWeb文章でも相手に理解してもらうことを前提とするなら「小学校5年生にもわかるように書く」と言われます。

実際、仕事の場でもそれくらいの気持ちで相手に伝えることを考えたほうが間違いないかもしれませんね。

ということで、、、

良い子のみんな~、わかりまちたか~?
(↑色々間違ってる)

要約シリーズ、10回目で終わらなかった・・・ッ!

「もうちょっとだけ続くんじゃ」の11回目はこちら

コメント

タイトルとURLをコピーしました